内容証明は、英会話スクールへ出した文書の中身と日付を、郵便の側で証明してもらう仕組みだ。
解約や返金を電話で伝えただけだと、あとで言った言わないの話になりやすい。
そのすき間を埋めるのが、この郵便の使い方になる。
この記事では、英語サービスを55社以上見てきた立場から、日本郵便の案内をもとに出し方を整理する。
証明されるのは文書が存在したことで、中身が正しいことではない。
先に結論を示し、そのあとで料金・書き方・送る順番の順に進める。
個別の契約の扱いは各事業者・各窓口にご確認ください。
【結論】内容証明は「いつ何を伝えたか」を残すために出す
残るのは日付と文面の証明
内容証明は、一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスだ。
いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明する。
英会話スクールとの話で大事になるのは、期限のある通知を出した日付だ。
| 証明されること | 証明されないこと |
|---|---|
| 文書が存在したこと | 文書の内容が真実かどうか |
| 差し出した日付と差出人・受取人 | 相手がその内容に同意したこと |
証明の対象は文書の存在なので、書いた主張が通るかどうかは別の話になる。
それでも、通知をした日付が争いにならないことには大きな意味がある。
内容証明が役に立つ英会話スクールの場面
どんな通知でも内容証明にする必要はない。
出した日付が結果を分ける通知ほど、この形が向いている。
| 場面 | 日付が大事な理由 |
|---|---|
| 契約書面を受け取ってからの解除 | 8日という期間の中で出したかが問われる |
| 中途解約の申し出 | 精算の基準になる日がずれると額が変わる |
| 返金の請求 | いつ請求したかが、その後の手続きの出発点になる |
電話やチャットで伝えたあとに、同じ内容を文書で残す使い方もある。
スクールの窓口が受け付けてくれないときほど、日付の残る形が必要になる。
8日以内の解除の出し方はクーリングオフのやり方にまとめている。↓
内容証明を郵便局の窓口で出すときに用意するもの
窓口で出すときは、3つのものを持っていく。
- 内容文書（受取人へ届く本文）
- 謄本2通（差出人と郵便局が1通ずつ保存する写し）
- 内容証明の加算料金を含む郵便料金
内容文書も謄本も、用紙の大きさや書く道具は問われない。
市販の内容証明用紙でなくてもよく、コピーで作ってもかまわない。
謄本には字数と行数の制限がある
窓口で出す場合の文書の文字数は、1枚当たり520文字とされている。
一部の取扱局では、内容証明を特定の曜日だけ扱っていることがある。
出かける前に、近くの局で扱っているかを確かめておくと無駄足にならない。
内容証明の料金の数え方
料金は、ふつうの郵便料金に加算料金が乗る形になる。
| 項目 | 料金 |
|---|---|
| 内容証明の加算料金（1枚目） | 480円 |
| 2枚目以降 | 1枚ごとに290円増 |
| 差出郵便局で謄本を閲覧する場合 | 480円 |
金額は日本郵便の案内に示された額で、税込か税抜かの別は窓口で確かめておく。
内容証明は一般書留にする必要があるので、書留の料金もかかる。
出した日を相手が受け取った日まで残したいなら、配達証明をあわせて付ける。
文面は1枚に収まるように短く書くほど、料金も読み手の手間も減る。
同じ文面を2通以上同時に出す同文内容証明では、2通目以降が半額になる。
内容証明をネットで出すe内容証明という道
郵便局へ行かずに出す方法もある。
e内容証明は、インターネットを通じて内容証明郵便を24時間発送できるサービスだ。
Wordファイルで作った文書をアップロードすると、機械で印刷・照合・封入封かんして発送される。
| 比べる点 | 窓口 | e内容証明 |
|---|---|---|
| 1枚の文字数の目安 | 520文字まで | 1,584文字が目安 |
| 受付 | 郵便局の窓口の時間 | 24時間 |
| 文書の作り方 | 紙で謄本2通を用意 | Wordファイルをアップロード |
受取人あてに正本が、差出人あてに謄本が、一般書留で届く。
文書1枚で謄本を通常送付にした例では、合計が1,295円と示されている。
差出のボタンを押した時点の日付が、文書に印字される仕組みだ。
内容証明の本文に書く項目
本文は、相手が契約を特定できることを一番に考える。
- 契約した日
- 契約者の名前
- コース名や受けている役務の名前
- 契約金額
- 何を求めるのか（解除・解約・返金など）
- 通知を出した日
この並びは、消費者庁がクーリング・オフの通知に書くよう挙げている情報とも重なる。
求めることは1文で言い切る
気持ちや経緯を長く書くほど、肝心の要求が読み取りにくくなる。
経緯は日付と出来事を箇条で並べるだけで足りる。
返金を求めるなら、振込先の口座もあわせて書いておく。
内容証明の文面を組み立てる順番
文面は、上から順に読めば用件が分かる並びにする。
| 順番 | 書くこと |
|---|---|
| 1 | 題名（例＝契約解除通知書） |
| 2 | 契約を特定する情報（日付・コース名・金額） |
| 3 | 求めること（解除・解約・返金）を1文で |
| 4 | 返金の振込先と、返事をもらいたい期限 |
| 5 | 通知を出した日と差出人の名前・住所 |
題名を先に置くと、受け取った側が書面の目的をすぐにつかめる。
相手の担当者が変わっても、この1枚だけで話が通じる形にしておく。
感情的な言葉は入れず、事実と求めることだけを並べる。
書き上げたら、契約書面の事業者名と住所の表記と1文字ずつ照らし合わせる。
相手の名前が違っていると、届いても話が混乱するもとになる。
内容証明を出す前に確かめる4つのこと
出してから書き直すことはできないので、先に確かめる。
| 確かめること | 見る場所 |
|---|---|
| 受取人の正式な名前と住所 | 契約書面の事業者欄 |
| 通知の期限がいつまでか | 契約書面の解除の欄 |
| メールやフォームでの通知先があるか | 契約書面・規約 |
| 謄本の控えを残す手順 | 窓口かe内容証明か |
契約書に電子メールでの通知先が書かれていれば、その方法も使える。
消費者庁のQ＆Aでは、電子メールのほか専用フォームやFAXでのクーリング・オフも挙げられている。
メールで出したときは、送信したメールを保存しておく。
契約後に受け取る書面の中身は概要書面の見方にまとめている。↓
内容証明を出したあとに残すもの
出して終わりではない。
手元に戻る謄本が、そのあとの話し合いの土台になる。
差出人は、差し出した日から5年以内なら、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求できる。
同じく5年以内なら、謄本を差出郵便局に出して再度証明を受けることもできる。
謄本と受領証はまとめて保管
配達証明を付けたなら、そのはがきも一緒にしまっておく。
スクールから返事が来たら、その日付も同じ束に書き足していく。
内容証明を出しても話が進まないときの窓口
内容証明は通知の手段で、相手に払わせる力は持っていない。
返事が無い、または返金に応じないときは、次の窓口へ進むことになる。
最初の入口は、地域の消費生活センターにつながる消費者ホットライン188だ。
話し合いで決着しなければ、裁判所の手続きという段もある。
どの窓口でも、内容証明の謄本がそのまま材料になる。
相談の入口は消費者ホットライン188の使い方にまとめている。↓
内容証明についてのよくある質問
Q. 内容証明を出せば主張が認められますか
- A. 証明されるのは文書の存在で、内容が真実かどうかを証明するものではない。
Q. 市販の専用用紙でないとだめですか
- A. 用紙の大きさや記載用具は問われず、コピーで作ってもかまわない。
Q. 郵便局へ行けない時間でも出せますか
- A. e内容証明なら、インターネットで24時間受け付けている。
Q. 出した文書をあとで見直せますか
- A. 差し出した日から5年以内なら、差出郵便局で謄本の閲覧を請求できる。
Q. メールで解除を伝えるのはだめですか
- A. 消費者庁のQ＆Aでは、電子メールによるクーリング・オフも代表的な例として挙げられている。
まとめ｜内容証明は期限のある通知の日付を守る道具
覚えておくことは3つにまとまる。
- 証明されるのは文書の存在と日付
- 窓口なら謄本2通、ネットならe内容証明
- 謄本は5年以内なら閲覧を請求できる
期限のある通知ほど、日付の残る形で出しておく。
求めることは1文で書く
返事が無ければ、謄本を持って次の窓口へ進む。
日付の並んだ記録が、どの窓口でもいちばん強い材料になる。
＼申し込む前の10項目／
契約条件を先に読む物差し
先に基準を決めてから申し込む
参考文献
- 内容証明（日本郵便株式会社）
- e内容証明（電子内容証明）（日本郵便株式会社）
- 特定商取引法における電磁的記録によるクーリング・オフに関するQ＆A（消費者庁）
- 特定継続的役務提供｜特定商取引法ガイド（消費者庁）
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